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SAP軟件和國(guó)內(nèi)ERP軟件不一樣，它在錄入會(huì)計(jì)憑證時(shí)是不可以錄入負(fù)數(shù)的（即紅沖憑證），因此無(wú)法直接實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)意義上的紅字沖銷(xiāo)。

比如，如下SAP正常和沖銷(xiāo)業(yè)務(wù)產(chǎn)生會(huì)計(jì)憑證如下：

正常的業(yè)務(wù)憑證：

 借：204000（管理費(fèi)用-差旅費(fèi)）5000

       貸：102000 （現(xiàn)金） 5000

標(biāo)準(zhǔn)沖銷(xiāo)產(chǎn)生憑證：

  借：102000 （現(xiàn)金） 5000

       貸：204000（管理費(fèi)用-差旅費(fèi)）5000

SAP標(biāo)準(zhǔn)沖銷(xiāo)方式是從相反的方向沖銷(xiāo)，而我們國(guó)內(nèi)很多公司做會(huì)計(jì)的習(xí)慣是為了不虛增借貸方，比較傾向于使用紅字沖銷(xiāo)，即先用紅字編制一套與錯(cuò)賬完全相同的記賬憑證，予以沖銷(xiāo)，然后再用藍(lán)字編制一套正確的會(huì)計(jì)分錄。

比如紅字沖銷(xiāo)憑證如下：

紅字沖銷(xiāo)憑證：

 借：204000（管理費(fèi)用-差旅費(fèi)） -5000

    貸：102000（現(xiàn)金）  -5000

紅字沖銷(xiāo)的好處是不會(huì)虛增借貸方和在做損益報(bào)表的時(shí)候取損益類(lèi)科目的實(shí)際損益發(fā)生額時(shí)，實(shí)際損益發(fā)生額與損益類(lèi)科目的借/貸方發(fā)生額一致。

我們知道SAP軟件做會(huì)計(jì)憑證是不能錄入負(fù)數(shù)的，那么SAP軟件如何實(shí)現(xiàn)類(lèi)似這樣的紅沖憑證呢？SAP對(duì)此的解決方案是提供了反記賬功能，有點(diǎn)類(lèi)似紅沖憑證，即通過(guò)反記賬機(jī)制，系統(tǒng)可以在沖銷(xiāo)時(shí)將憑證的每一行都標(biāo)記為反記賬，從而在匯總數(shù)據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表中將這些數(shù)據(jù)視為方向相反、金額為負(fù)的數(shù)據(jù)，從而達(dá)到與紅字沖銷(xiāo)相同的效果。

比如：如果用戶(hù)需要制作一張反記賬憑證，需要制作一張上面的憑證的反記賬憑證，即需要在憑證制作時(shí)指定為反記賬，具體如下圖所示：

備注：如果不進(jìn)行配置，上圖沒(méi)有【反記賬】勾選字段，啟用“反記賬”功能需要進(jìn)行配置具體見(jiàn)下文。

在該圖中需要通過(guò)“其他數(shù)據(jù)”調(diào)出【反記賬】選項(xiàng)框，這樣就可以達(dá)到類(lèi)紅沖的記賬效果：

借：102000 （現(xiàn)金） 5000 +反記賬標(biāo)記  
   
     貸：204000（管理費(fèi)用-差旅費(fèi)）5000 +反記賬標(biāo)記

即在SAP系統(tǒng)中，“借方+反記賬”等于貸方紅字，而“貸方+反記賬”則等于借方紅字

另外如果使用FB08沖銷(xiāo)時(shí)，因?yàn)檫@個(gè)事務(wù)碼沒(méi)有【反記賬】勾選框，如果要做反記賬的憑證，可以通過(guò)配置沖銷(xiāo)原因的反記賬也可以產(chǎn)生這樣的會(huì)計(jì)憑證。

SAP系統(tǒng)啟用“反記賬”的配置步驟

配置1：公司代碼允許負(fù)數(shù)憑證過(guò)賬

這里以公司1000為例說(shuō)明配置

配置2：相應(yīng)的憑證類(lèi)型允許負(fù)數(shù)憑證過(guò)賬（配置事務(wù)碼：OBA7)

這里以憑證類(lèi)型SA為例說(shuō)明配置

配置3：除了上面的兩步配置外還需要配置【沖銷(xiāo)原因】需要把【反記賬】選項(xiàng)勾上。

這樣在使用FB08沖銷(xiāo)憑證時(shí)候選擇【沖銷(xiāo)原因】，生成的憑證則是帶有【反記賬】標(biāo)志憑證的類(lèi)紅沖憑證。