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項目優先級如何排序?有四個關注點

fangfang
2024年9月29日 12:33 本文熱度 1298

在實際工作中,每個企業和團隊都會面臨多個項目。

從組織整體層面來說,如何為這些項目排出優先級,想必是一個讓很多管理者都感到頭疼的問題,因為你不僅要考慮團隊內部的工作任務,而且必須將這些工作與其他團隊提出的需求進行權衡;
而從團隊成員的角度來說,個人面對的是多個任務,甚至每個任務都來自不同項目(團隊內項目和跨部門協作項目),正確排列出優先對于提升工作效率來說助益頗多。

使用優先級排序這個技巧時,大家不要簡單認為只是排一個誰先做誰后做的事情,其真正的價值并不在于結果,而是通過這個過程,把多個人的觀點與意見客觀有效的達成一致。


優先級排序有三個常見場景,其中之一就是當項目很多,需要決策誰先誰后的時候,第二就是當大家需要對一件重要的事情做決斷,但是又僵持不下時,第三就是自己無決策權,需要引導多方決策者進行決策的時候。


使用優先排序有四個關注點:


一、制定統一的評分維度,并確認每個維度的重要程度(權重),這兩者都需要與決策者達成一致。


二、引入多元的視角進行打分,有時候決策者不一定充分了解業務,為了避免決策失誤,可以引入業務專家進行打分,提升客觀性。


三、打分過程不要過度的注重細節,因為排序的目的是要快速達成共識,有時把握大方向快速決策,會比意見僵持不下意義更大,在這個會上爭出誰對誰錯并不是最重要的,要給別人留一些余地。


四、要有冒險的準備,現在做的所有的排序都有可能會調整你原本的安排,比如說你現在做a業務,并且做了很長時間,投入大量成本,但現在市場環境都顯示a業務已經在走下坡路,你能否去壯士斷腕地把這個項目喊停。喊停其實非常困難,它對應到的是人的沉沒成本問題,什么叫沉沒成本?舉個最簡單例子:就是你如果買了電影票進去的看電影,你看到一個爛電影,但是你已經看了十分鐘了,但因為已經花了錢,大多數情況你還是會繼續看完。


案例:使用ICE方法進行產品優先級排序(影響范圍、自信程度、實現難易)



當把方案都列舉出來后,就可以開始進行優先級排序。


第一步:確定評價維度,例如影響范圍,自信程度的難易度,并和決策者與相關利益者達成一致。


第二步:打分,這個時候方案A、方案B、方案C需要的業務經驗跟常識都不一樣怎么辦?這時你可引入專家角色進行打分,不然有可能一個很好的項目就被不懂業務的人砍掉了。


第三步:根據排序結果執行方案,過程很簡單,核心精神是三個:一,你要跟大家達成一致。二,你要引入懂這件事情的人來評分,三,要有壯士斷腕的決心,根據客觀情況來做決策。



再來細說下該如何確定評分維度?

第一可以先看看公司是否有專家知道評估維度,如果有直接拿來推進就好了,如果你自己熟悉業務,自己先和決策人達成一致即可。


第二種情況就是當你自己不熟業務,公司也沒有其他專家知道如何評估怎么辦?這時可以找同行專家借鑒,參考懂行專家的文章、書或是課程,然后配合問題拆分的方式,逐步明確維度。


最后要注意選取的維度不要過多,盡量找影響結果80%當中最重要的20%的維度(二八法則),維度太多的話,雖然可能會提升精準度,但是會讓大家人工評分過程非常痛苦,同時對排序的結果影響不大。


再來說下該如何進行投票打分,分成簡單版與專業版。


簡單版:大家開個會去打分,直接取平均或是加權平均(延伸閱讀:德爾菲法)。


專業版:AHP法,建立一個層次結構模型,把你的元素確定下來,讓大家去逐一比對兩元素的相對重要程度,打完分之后,它會給你算出一個很精準的數字大小,讓你可以去快速的去做判斷,目前有很多第三方工具可以輔助記算分值,就算沒有代碼技能也能快速上手使用。


優先級排序小結


何時需要進行優先級排序?就是當項目太多,需要抓大放小,或是意見僵持不下的時候。


優先級排序的四大步驟,第一就是先制定統一的考量維度。第二就是多元視角進行打分。第三就是不要過度關注細節。第四就是要有冒險的準備。這是一個在管理、運營和產品都可以使用的技巧,大家一起共事,最怕就是大家無法一起合作,只有大家對目標有共識,方能更好聚焦,有效合力。


該文章在 2024/9/29 12:33:54 編輯過
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